RSSHjem > Intranett > Reglement/rutiner > Generelle / overordnede > Artikkel
E-post som saksdokumenter i Lunner kommune
Saksdokumenter sendt eller mottatt som e-post, skal journalføres og arkiveres i henhold til retningslinjer gitt i "Dokumentbehandling - Kontor 2000". Den enkelte saksbehandler må vurdere om mottatt e-post krever formell behandling og dermed må betraktes som et saksdokument, eller om den er av privat eller uformell karakter. Et utgangspunkt er at en e-post som inneholder opplysninger eller vurderinger som kan ha betydning for en forvaltningssak, må behandles som et saksdokument.
post@lunner.kommune.no
Felles e-postmottak blir åpnet daglig av arkivtjenesten. Meldinger som regnes som saksdokumenter, registreres og arkiveres i Kontor2000 på samme måte om annen inngående post.
Meldinger som ikke journalføres, videresendes til saksbehandler. Kopi av videresendt melding, tas vare på i to måneder for å kunne dokumentere hva som er gjort.
Inngående saksdokument mottatt som e-post:
Saksdokument mottatt som e-post skal registreres i Kontor 2000 som inngående dokument. Saksbehandler videresender e-posten til post@lunner.kommune.no, eventuelt med opplysning om hvilken sak meldingen skal registreres på. Arkivtjenesten registerer og arkiverer e-posten.
Dersom dokumentet blir ettersendt på papir, skal det registreres ved mottak av e-posten. Når papirdokumentet tottas, skannes denne inn som arkivdokument til journalposten. I Kontor 2000 skrives det i Fanen Kommentar på Journalposten dato for mottak av papirdokumentet.
Dersom mottatt e-post skal behandles som et saksdokument, må avsender kunne identifiseres entydig. Dersom man mottar en e-post der fullt navn og eventuelt firmanavn ikke kommer entydig fram, må meldingen sendes i retur med opplysning om at saken ikke blir behandlet før avsender er identifisert.
Eventuelle vedlegg må kontrolleres om de er i et format vi kan lese og at innholdet er forståelig. Dersom så ikke er tilfelle, må meldingen sendes i retur med opplysning om dette og en henstilling til å sende vedlegget i et format vi kan åpne.
Utgående saksdokument sendt som e-post:
Saksdokumenter skal som hovedregel sendes som papirdokument.
E-post kan brukes i følgende tilfeller:
- Svar på en henvendelse som er mottatt som e-post.
- Dokumenter til faste samarbeidspartnere der dette er anerkjent som kommunikasjonsmiddel.
E-post skal ikke brukes i følgende tilfeller:
- Orientering om enkeltvedtak
- Informasjon undergitt taushetsplikt
- Sensitive personopplysninger
Oppdatert: 02-02-2004